AFS Mailmanagement New

Das neue Mailmanagement für das neue Outlook

Effizient vernetzt. Nahtlos integriert. Zukunftssicher entwickelt.

Mit dem Wechsel zum neuen Outlook endet die Unterstützung klassischer COM-Add-ins – ein klarer Schnitt, der neue Lösungen erfordert. Unser Mailmanagement-Add-in wurde von Grund auf neu konzipiert, um den modernen Anforderungen gerecht zu werden: browserbasiert, mobilfähig und vollständig kompatibel mit Outlook Web, Desktop und mobilen Endgeräten.

Nutzen Sie zentrale Kundeninformationen, Vorgänge und Tickets direkt beim E-Mail-Eingang – ohne Systemwechsel, ohne Reibungsverluste. Entwickelt für professionelle Teams in Vertrieb, Service und Sachbearbeitung, die Wert auf Effizienz, Datenqualität und reibungslose Abläufe legen. Optional mit KI-Unterstützung für noch schnellere Reaktionen.

Das neue Outlook

Mit der Einführung des neuen Outlook (Outlook New) müssen viele Unternehmen feststellen, dass ihre gewohnten Plugins und Add-ins, die früher problemlos in der klassischen Outlook-Version funktionierten, nun nicht mehr unterstützt werden. Das bedeutet: die gewohnte Integration mit dem AFS-Manager, CRM-Daten oder Support-Tickets ist plötzlich nicht mehr verfügbar.

Diese Umstellung stellt eine Herausforderung dar, eröffnet aber gleichzeitig die Chance, das Mailmanagement auf den neuesten Stand zu bringen und neue, effizientere Lösungen zu implementieren.

Unsere Lösung ist speziell für die neue Outlook-Version entwickelt, sodass Sie keine Funktionalitäten verlieren und Ihre Arbeitsprozesse noch schneller und nahtloser gestalten können.

Neues Outlook Logo

Gewohnte Funktionen und neue Highlights

Bewährte Funktionen – jetzt mit innovativen KI-Features

E-Mails archivieren und Tickets zuweisen

E-Mails können direkt in Outlook archiviert und automatisch neuen Tickets im AFS-Ticketsystem zugewiesen oder bestehenden Tickets zugeordnet werden. So haben Sie alle relevanten Kommunikation in einem zentralen System.

Dank der nahtlosen Integration mit dem AFS-Manager SQL wird die Verwaltung aller relevanten Daten optimiert, sodass Sie jederzeit auf alle wichtigen Informationen zugreifen können.

Wichtige Details wie offene Tickets, Warnungen oder Prepaid-Status werden in übersichtlichen, farbigen Info-Kästchen direkt in Outlook angezeigt. Diese Darstellung ist flexibel konfigurierbar, sodass Sie genau die Informationen auf einen Blick erhalten, die für Ihre Arbeit am wichtigsten sind.

Wichtige Informationen im Mailmanagement
Kundeninformationen-Ansicht im Outlook

Kundeninformationen

  • ✓ Anrufen & E-Mail schreiben
  • ✓ AFS-Manager öffnen
  • ✓ WaWi-ToGo öffnen
Ansprechpartner im Mailmanagement

Ansprechpartner

  • ✓ Anrufen und E-Mail schreiben
  • ✓ Ansprechpartner einsehen
  • ✓ Ansprechpartner erstellen
Vorgänge im Mailmanagement

Vorgänge

  • ✓ Vorgänge & Positionen
  • ✓ Öffnen im AFS-Manager
  • ✓ Öffnen in WaWi-ToGo
Tickets im Mailmanagement

Tickets

  • ✓ Ticket-Übersicht
  • ✓ Tickets anlegen/zuordnen
  • ✓ Tickets öffnen in App/Web

KI-Tools

Mit dem neuen KI-gestützten Mailmanagement-Plugin für Outlook „New“ wird der Umgang mit E-Mails deutlich effizienter und komfortabler. Im Lesemodus unterstützt Sie die integrierte KI dabei, Inhalte schneller zu erfassen und besser zu verstehen. Lange E-Mails lassen sich auf Knopfdruck automatisch zusammenfassen – ideal, um in kürzester Zeit den Kern einer Nachricht zu erfassen. Brauchen Sie eine Antwort? Die KI schlägt dir passende Formulierungen vor, die du direkt übernehmen oder anpassen kannst. Zusätzlich steht dir ein interaktiver Chat zur Verfügung, über den du Fragen zum Inhalt stellen oder dir bestimmte Passagen näher erläutern lassen kannst.

Der Schreibmodus hilft dir beim Verfassen und Optimieren deiner E-Mails. Bereits geschriebene Texte kann die KI auf Rechtschreibung, Grammatik und Stil prüfen und sofort korrigieren. Möchten Sie Ihre Nachricht umformulieren – z. B. klarer, freundlicher oder professioneller –, erledigt das die KI mit wenigen Klicks. Auch hier können Sie über einen eingebauten Chat gezielt Rückfragen zu deinem Text stellen oder dir bei der Formulierung helfen lassen. So entsteht in kürzester Zeit eine überzeugende, stilsichere E-Mail.

KI-Zusammenfassung einer E-Mail

Einfache Integration für Ihre IT-Infrastruktur

Für die Implementierung des Mailmanagement-Plugins sind einige technische Voraussetzungen zu beachten:

  • Einrichtung durch einen AFS-Mitarbeiter: Die Installation des Plugins erfolgt durch einen AFS-Mitarbeiter und nimmt in der Regel etwa eine Stunde in Anspruch.
  • Feste öffentliche IP-Adresse: Eine feste öffentliche IP-Adresse auf dem Kundenserver ist erforderlich, um eine stabile Verbindung zu gewährleisten.
  • Administratorrechte für den IIS: Um das Plugin erfolgreich zu installieren, sind Administratorrechte auf dem IIS des Kundenservers notwendig.
  • Zugriff auf Router/Hardware-Firewall: Der Kunde muss über die entsprechenden Zugriffsrechte auf den Router bzw. die Hardware-Firewall verfügen.
  • Portweiterleitung: Die benötigte Portweiterleitung muss vom Kunden eigenständig eingerichtet werden, da AFS diesen Schritt nicht übernimmt.
  • Zugriff auf das Microsoft 365 Admin-Center: Der Kunde benötigt Administratorzugang zum Microsoft 365 Admin-Center, um das Plugin korrekt zu konfigurieren.
Ansprechpartner
Ich bestätige, dass ich mit den oben genannten Bestimmungen einverstanden bin und meine Daten entsprechend verarbeitet werden dürfen.
Datenschutzinformationen und Einwilligung
Ich habe die folgenden Datenschutzinformationen zur Kenntnis genommen und stimme diesen ausdrücklich zu: - Ihre als Auftraggeber personenbezogenen Daten (z.B. Firma, Ansprechpartner, Anschrift, Telefonnummer) werden von AC-EDV UG als Auftragnehmer gemäß den Bestimmungen des BDSG / DSGVO gespeichert. - Der Auftrag wird zur einmaligen Ausführung erteilt mit Wirkung zum Datum des Zugangs dieses Formulars. - Im Rahmen der Abrechnung werden Ihre Daten nach den geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. - Im Rahmen des Inkassoprozesses geben wir Ihre Daten an unser Inkassobüro weiter, wenn Sie nach drei Mahnungen die offene Rechnung nicht begleichen sollten. Ggf. wird hier ein weiteres Anwaltsbüro mit in den Inkassoprozess einbezogen, falls die Forderung nicht beglichen wird. - Im Rahmen des Jahresabschlusses werden Ihre Daten an das von uns beauftragte Steuerberatungsunternehmen im Rahmen des Jahresabschlusses weitergeleitet (Debitorenkontenführung). - Sollte bei der Supportanfrage eine Fernwartung durch den Auftraggeber angefordert werden, kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten durch den Auftragnehmer gesichtet und verarbeitet werden, welche nicht Bestandteil der Supportanfrage sind. - Personen, die Kenntnis von den im Auftrag verarbeiteten Daten erhalten können, haben sich schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet, soweit sie nicht bereits gesetzlich einer einschlägigen Geheimhaltungspflicht unterliegen. - Der Auftragnehmer sichert zu, dass die bei ihm zur Verarbeitung eingesetzten Personen vor Beginn der Verarbeitung mit den relevanten Bestimmungen des Datenschutzes und dieses Vertrags vertraut gemacht wurden. - Für die Beurteilung der Zulässigkeit der beauftragten Verarbeitung sowie für die Wahrung der Rechte von Betroffenen ist allein der Auftraggeber verantwortlich. - Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich mit. Auch begründete Verdachtsfälle hierauf sind mitzuteilen. Die Mitteilung hat innerhalb der gesetzlichen Frist ab Kenntnis des Auftragnehmers vom relevanten Ereignis zu erfolgen. - Ebenfalls unverzüglich mitzuteilen sind erhebliche Störungen bei der Auftragserledigung sowie Verstöße des Auftragnehmers oder der bei ihm beschäftigten Personen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen oder die in diesem Vertrag getroffenen Festlegungen. - Fernwartungen werden über Anydesk aufgezeichnet und können zur Beweissicherung herangezogen werden.
Bestätigung der Support- und Abrechnungsbedingungen
Ich habe die folgenden Bedingungen zur Supportanfrage und Abrechnung gelesen und stimme diesen zu: - Der Service wird mit 25,00 zzgl. MwSt. pro angefangene 15 Minuten in Rechnung gestellt. - Für Kunden, die eine Handynummer als Rückrufnummer angeben, beträgt der Service 30,00 zzgl. MwSt. pro angefangene 15 Minuten. - Die Bearbeitungsart (telefonisch, Mail, Fernwartung) dieser Anfrage obliegt dem Sachbearbeiter. - Zur Inanspruchnahme der Dienstleistung wird eine Vorauszahlung von 1 Stunde berechnet, welche von diesem Kontingent im angegebenen Takt abgezogen wird. - Sofern das Kontingent aufgebraucht ist, werden die nachfolgenden Taktungen zeitnah in Rechnung gestellt. - Nicht aufgebrauchte Taktungen werden gutgeschrieben und bleiben 12 Monate erhalten. - Produkte vor Version X8 werden nicht mehr supportet. - Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich. - Das Formular ist unterschrieben per Fax oder E-Mail an info@ac-edv.com oder FAX 05294-64390-01 zu senden. - Nach Eingang des Formulars wird sich AC-EDV UG schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen.